Засади використання автоматизованої системи документообігу Єланецького районного суду Миколаївської області

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

З А Т В Е Р Д Ж Е Н О

 Рішенням зборів суддів № 10

Єланецького районного суду

 Миколаївської області

 від 05  жовтня 2015 року

З А С А Д И

використання автоматизованої системи документообігу суду

       1. Загальна частина

       1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду визначають порядок функціонування автоматизованої системи в  Єланецькому районному суді Миколаївської області, урегулювання яких відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів" та Положення про автоматизовану систему документообігу, відноситься до повноважень зборів суддів  Єланецького районного суду Миколаївської області.

        2. Розподіл судових справ між суддями

        2.1 Розподіл судових справ у Єланецькому районному суді Миколаївської області здійснюється в день їх реєстрації відповідно до процесуального законодавства, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

        2.2 У Єланецькому районному суді Миколаївської області може застосовуватися:

       - автоматизований розподіл судових справ одразу під час реєстрації відповідної судової справи;

       - розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

       -  повторний автоматизований розподіл судових справ.

        Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів в межах повноважень та з урахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

       2.3 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

       - за два місяці до закінчення повноважень судді;

       - за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

       - за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

       - у період відпустки судді;

       - за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

       - під час тимчасової непрацездатності судді;

       - за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

       - у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

       - в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

       2.4 Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

       3. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ

       3.1 Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

       - із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

       - для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

       - із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

       3.2 Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпунктів 2.3.1,  2.3.2,  2.3.3 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

       3.3 Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою, яка визначена пунктом 2.3.6 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

       3.4 Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

       3.5 Коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судових справ для головуючого судді (одноособово) становить 1; головуючого (у складі колегії) - 0,6; як члена колегії – 0,5.

       3.6 Коефіцієнт навантаження щодо розгляду справ на суддю, який обіймає адміністративну посаду в суді (посаду голови суду)  складає 0.6, на суддю - 1, запасного суддю – 1.

       4. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

               4.1 Збори суддів запроваджують спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

       4.2   Спеціалізація суддів у  Єланецькому районному суді Миколаївської області щодо здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та слідчих суддів визначена зборами суддів.

       4.3 Збори суддів визначають особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

       - у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

       - у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

       - у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду;

       - які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні.

       4.4 Збори суддів визначають коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

       4.5 Збори суддів Єланецького районного суду Миколаївської області мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддю, який обіймає адміністративну посаду в суді,  суддів, які є членами Вищої ради юстиції, Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України, але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

       4.6 Збори суддів розглядають питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

      5. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

       5.1 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі  слідчих суддів і спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

       5.2 За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

       5.3 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя. Після визначення автоматизованою системою головуючого судді визначається склад колегії суддів згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу.

       5.4 У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

       5.5 Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

       5.6 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:

       - судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

       -   судові справи про перегляд заочного рішення;

       - судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

        - клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

       - матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

       - судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

       - зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

       - заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

       - заяви про відновлення втраченого судового провадження;

       - заяви про забезпечення позову, доказів.

       5.7 Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

               6. Повторний автоматичний розподіл судових справ між суддями

               6.1 У разі задоволення відводу або самовідводу судді (головуючого судді або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді.

       6.2 У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або ж заміна судді (суддів) у випадках, передбачених пунктом 2.3.49 Положення про автоматизовану систему документообігу суду здійснюється на підставі вмотивованого рішення (ухвали) про відвід (самовідвід) судді (суддів).

       6.3 Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

       6.4 Якщо суд розглядає справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді (суддів), що вибули.

       6.5 Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.43 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 зазначеного Положення.

       6.6 Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, виконуючої його обов'язки) згідно з додатком 7 до Положення про автоматизовану систему документообігу, електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

              7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

              7.1 У разі настання обставин, унеможливлюючих функціонування автоматизованої системи та триваючих понад п’ять робочих днів, таких як знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм тощо фіксуються    актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

       7.2 У разі настання обставин, зазначених у п. 7.1 розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду (в.о. голови суду) з урахуванням Положення та цих Засад з числа суддів в порядку черговості в алфавітному порядку з урахуванням спеціалізації.

       Не пізніше наступного робочого дня після усунення вищевказаних обставин, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

       8. Визначення присяжних та народних засідателів

               8.1 У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб; присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.

       8.2 У разі неможливості виконання основним присяжним своїх обов’язків або у разі його відводу (самовідводу) до участі у судовому провадженні залучаються запасні присяжні.

       8.3 Загальна кількість присяжних, визначених частиною першою цього підпункту, має бути не меншою семи осіб з урахуванням кількості основних присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

       8.4 У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення народних засідателів, які внесені до списку, у кількості двох осіб; автоматичне визначення народних засідателів здійснюється в порядку черговості внесення до автоматизованої системи списків народних засідателів, затверджених Єланецькою районною радою, та з урахуванням кількості днів, проведених в судових засіданнях.

        9. Надання інформації про стан розгляду судових справ

9.1.   На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

9.2.   Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 цього Положення.

9.3.   Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

9.4.   Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

9.5.   На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду. Для місцевих та апеляційних загальних судів додатково зазначається форма судочинства;

 список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду). Такий список оприлюднюється на веб-сайтах місцевих судів;

 список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

 інформація щодо стадій розгляду судових справ.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

10.    Підготовка статистичних даних

10.1. Автоматизована система забезпечує:

введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;

від територіальних управлінь ДСА України до ДСА України;

від місцевих та апеляційних судів до ДСА України та вищих спеціалізованих судів;

від вищих спеціалізованих судів до Верховного Суду України та ДСА України, а також інших судів до ДСА України;

формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

10.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України (для місцевих та апеляційних судів), у порядку, встановленому зборами відповідного суду (для вищих спеціалізованих судів та Верховного Суду України).

10.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

            Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

            У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

            11. Прикінцеві положення

       11.1 Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження рішенням зборів суддів Єланецького районного суду Миколаївської області.

       11.2 Зміни, доповнення до цих Засад можуть вноситися зборами суддів в межах їх компетенції та відповідно до вимог законодавства.